Všeobecné podmínky pro vystavovatele na konferenci Den malých obcí

  1. Úvodní ustanovení
    1. Tyto podmínky upravují právní vztahy mezi pořadateli konference Den malých obcí (dále jako „akce“) a vystavovateli (jako ob jednateli plnění).
    2. Hlavním pořadatelem akce je PONCA, spol. s r. o., se sídlem v Praze 9, U Svobodárny 1110/12, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 109644, IČO: 27461840.
    3. Spolupořadateli jsou TRIADA, spol. s r. o., IČO: 43871020 a Český zavináč, z. s., IČO: 70837457.
    4. Pokud se v těchto všeobecných podmínkách mluví o pořadateli, rozumí se tím jak hlavní pořadatel, tak i spolupořadatelé.
    5. Vystavovatelem je fyzická nebo právnická osoba, která projevila závazný zájem o účast na akci formou prezentace.
  2. Prezentační místo
    1. Prezentační místo je přidělováno na základě závazné objednávky vystavovatele a po zaplacení zálohové faktury vystavené pořadatelem vystavovateli.
    2. Pořadatel může závaznou objednávku vystavovatele, a tedy přidělení prezentačního místa odmítnout i bez udání důvodu. Přidělení prezentačního místa závisí výhradně na posouzení a rozhodnutí pořadatele, jeho rozhodnutí je závazné a na přidělení prezentačního místa není právní nárok.
    3. Pořadatel není povinen vyhovět případnému požadavku vystavovatele na konkrétní umístění prezentačního místa.
    4. Prezentační místo nesmí vystavovatel, a to ani z části, přenechat třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu pořadatele. V případě zjištění takového jednání vystavovatele má pořadatel právo okamžitě a bez náhrady ukončit plnění objednávky a vystavovatel a osoby, kterým prezentační místo přenechal, jsou povinni prezentační místo vyklidit a opustit prostory konference.
    5. Umístění venkovních exponátů ve venkovních prostorách místa konání akce není povoleno bez předchozího souhlasu pořadatele a bude umožněno výhradně jako placená doplňková služba při zakoupení prezentačního místa.
    6. Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky a služby pouze na přiděleném prezentačním místě. Šíření letáků mimo prezentační místo, včetně zakládání na stoly v sále, vylepování materiálů či propagačních plakátů na okna, stěny nebo sloupy není dovoleno. Umístění firemních poutačů do ostatních částí konferenčního objektu mimo vlastní prezentační místo není dovoleno.
    7. Vystavovatel nesmí svojí prezentací omezovat ostatní vystavovatele (např. nadměrným hlukem, světelnými efekty, promítáním apod.)
    8. Vystavovatel ručí za dodržování bezpečnostních a požárních předpisů a za škody způsobené jeho jednáním nebo jednáním jím pověřených osob. Pořadatel neručí za vystavované exponáty a za neplnění způsobené zásahem vyšší moci. V prostorách konání akce je v jejím průběhu zakázáno nabízet ostatním účastníkům ve větší míře alkohol a návykové látky, kouřit a používat otevřený oheň.
    9. Připojení prezentačního místa k internetu není zajištěno a zajišťuje jej vystavovatel na vlastní náklady a prostřednictvím vlastní techniky.
  3. Vstupenky pro vystavovatele
    1. Vstupenky pro vystavovatele jsou elektronicky zaslány, počet je stanovený objednávkou/smlouvou.
    2. Vstupenka opravňuje ke vstupu na akci pro jednu osobu.
    3. Držiteli vstupenky budou při vstupu předány konferenční materiály a identifikátor, který jsou všichni účastníci povinni viditelně nosit po celou dobu trvání akce. Bez identifikátoru není dovoleno setrvávat v prostorách konání akce.
    4. Pro držitele vstupenky pro vystavovatele platí Všeobecné podmínky pro návštěvníky.
  4. Parkování vystavovatelů
    1. Součástí plnění pro vystavovatele je i jedno zajištěné parkovací místo. Jiné parkovací místo není součástí jakéhokoliv plnění, nebylo-li tak pořadatelem explicitně deklarováno.
    2. Další parkování pro vystavovatele bude pořadatelem poskytováno dle aktuální situace v době konání akce a na jeho poskytnutí není ze strany vystavovatele právní nárok.
    3. Dočasné zastavení vozidel vystavovatelů za účelem vykládky a nakládky nutné pro zásobování prezentačního místa je řízeno pořadatelem. V případě ponechání vozidla na místě určeném pro vykládku a nakládku může být vozidlo odtaženo na náklady vystavovatele.
    4. Vystavovatel je povinen při dočasném zastavení za účelem nakládky a vykládky i při poskytnutí jiného parkovacího místa vystavovatelem povinen dodržovat pokyny vystavovatele, popřípadě platné dopravní značení.
    5. Jakékoliv parkovací oprávnění nebo povolení vystavené pořadatelem nebo zástupcem jiné organizace podílející se na zajištění parkování musí být umístěno viditelně za předním sklem automobilu.
    6. Parkovací oprávnění dle předchozího článku nebude pořadatelem v případě ztráty či odcizení jakkoliv nahrazeno.
  5. Katalog vystavovatelů
    1. Vystavovatel má nárok na zveřejnění základního zápisu v katalogu vystavovatelů.
    2. Údaje jsou převzaty z formuláře, který je součástí objednávky. Za nepřesnosti v katalogu vzniklé chybným vyplněním formuláře vystavovatelem nenese pořadatel odpovědnost. V případě nedodání podkladů ve stanoveném termínu bude zveřejněn pouze název společnosti vystavovatele.
    3. Vystavovatel má nárok na zařazení informačního letáku do sborníku pro účastníky v rozsahu: formát A4, gramáž max. 135 g/m2, počet ks 1000. K distribuci nebudou přijímány brožury či jiné objemné tiskoviny.
    4. Dodání materiálů je zcela na rozhodnutí objednatele a není ze strany pořadatele dále urgováno.
    5. Letáky je nutno dodat na adresu pořadatele specifikovanou v nabídce v termínu stanoveném v objednávce. Letáky dodané po tomto termínu nebudou zařazeny a budou odmítnuty anebo vráceny vystavovateli na jeho náklady.
  6. Platební a storno podmínky
    1. Úhrada prezentace musí být provedena před akcí na základě zálohové faktury vystavené pořadatelem. V případě prodlení vystavovatele s úhradou faktury si pořadatel vyhrazuje právo zrušit objednávku prezentace.
    2. Pro stornování již provedené objednávky platí následující storno podmínky:
      1. více než patnáct dnů před akcí: 0 % z výše objednávky
      2. 15–6 dnů před akcí: 30 % z výše objednávky
      3. 5 a méně dnů před akcí: 100 % z výše objednávky Termínem storna se rozumí den, kdy bylo stornování objednávky pořadateli doručeno.
    3. Storno objednávky musí být doručeno pořadateli na kontaktní adresu sekretariat@ponca.eu, nebo písemně na adresu pořadatele. V případě, že poplatek (nebo jeho dostatečná část) nebyl v den storna uhrazen, má pořadatel nárok na jeho zaplacení do výše dle termínu storna a objednatel se zavazuje mu tuto částku v takovém případě uhradit nejpozději do deseti dnů po konání akce.
    4. V případě naplnění kapacity si pořadatel vyhrazuje právo zastavit příjem objednávek i před uplynutím termínu uzávěrky přihlášek.
    5. V případě nekonání akce nebo její části z důvodů nezpůsobených pořadatelem má vystavovatel nárok na vrácení již uhrazeného plnění, a to do dvou měsíců od data konání akce, vyjma nákladů prokazatelně vynaložených na zajištění již realizovaného plnění nebo jeho části. V případě, že budou takové náklady vynaloženy ve prospěch více vystavovatelů, provede pořadatel poměrné rozdělení vynaložených nákladů mezi takové vystavovatele.
    6. Nekonání akce nebo její části z důvodů nezaviněných pořadatelem nezakládá vystavovateli vůči pořadateli nárok na náhradu jakékoliv škody nebo újmy související s účastí objednatele na akci nebo na jejích přípravách.
  7. Odpovědnost za škody a dodržování hygienických norem
    1. Vystavovatel odpovídá za dodržování bezpečnostních a požárních předpisů a za další škody způsobené jeho jednáním, nebo jednáním jím pověřených nebo jím využitých osob (úmyslným i neúmyslným).
    2. Vystavovatel zodpovídá za případnou ztrátu a poškození předaného mobiliáře.
    3. Pořadatel neodpovídá vystavovateli ani jeho spoluvystavovatelům, zaměstnancům a spolupracujícím osobám za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu, odložené věci na prezentačním místě, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Pořadatel též neodpovídá za poškození či odcizení vozidel, a to ani těch zaparkovaných na místech rezervovaných parkovací kartou, neboť předmětem plnění je pouze zajištění parkovacího místa, nikoliv následná ostraha.
    4. Vystavovatel bere na vědomí, že je povinen uhradit případné škody během akce, při jejích přípravách nebo likvidaci, které způsobí pořadateli, dalším vystavovatelům nebo třetím osobám.
    5. Pojištění exponátů ani jiných předmětů ve vlastnictví vystavovatele není součástí dodávky služeb.
    6. Pořadatel neodpovídá za jakoukoliv škodu způsobenou nesplněním jeho povinnosti v důsledku zásahu vyšší moci, při výpadku energií mimo objekt, v němž je pořádána akce, včetně případné venkovní výstavní plochy, v případě teroristického útoku nebo jiného trestného činu, vandalismu a v dalších případech, kdy nebylo plnění možné z důvodů neležících na straně pořadatele.
    7. Vystavovatel se zavazuje zdržet se v průběhu akce v místě jejího konání a okolí jakýchkoliv dalších aktivit neuvedených v objednávce nebo smlouvě, které vedou nebo mohou vést k prezentaci vystavovatele, jeho produktů nebo služeb účastníkům konference mimo prostory definované v objednávce nebo smlouvě.
    8. Vystavovatel se zavazuje zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mělo za následek poškození důstojnosti a prestiže akce, třetích osob nebo narušení dobrých mravů.
    9. V případě porušení pravidel dle bodu 7.7 zaplatí vystavovatel pořadateli cenu plnění dle ceníku pořadatele, která odpovídá nesjednané aktivitě vystavovatele. Vystavovatel je povinen na výzvu pořadatele takovou aktivitu okamžitě ukončit a případně odstranit veškeré následky s touto aktivitou spojené. Platba bude uhrazena na základě faktury splatné 14 dnů po skončení akce.
    10. Vystavovatel se zavazuje dodržovat veškerá nařízení či jiné právní akty, stejně jako pokyny pořadatele vydané v souvislosti s aktuálním vývojem zdravotní a bezpečnostní situace v ČR. V případě nedodržení takových předpisů je vystavovatel povinen uhradit pořadateli případnou vzniklou škodu a nemajetkovou újmu, a to bez ohledu na případný jiný postih objednateli z jeho jednání vzešlý. V případě opakovaného závažného nedodržení takových předpisů si pořadatel vyhrazuje právo ukončit účast objednatele na akci bez náhrady objednatelem vynaloženého plnění; tím není dotčeno právo pořadatele na náhradu škody nebo jiné újmy.
    11. Pořadatel neodpovídá za případné zdravotní dopady účasti na konferenci na vystavovatele, pokud takové následky nevzešly z nedodržení právních předpisů pořadatelem.
    12. V případě porušení ustanovení dle bodu 7.7 až 7.10 zaplatí vystavovatel pořadateli smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč za každé jednotlivé porušení pravidel. Smluvní pokuta bude uhrazena na základě faktury splatné do 14 dnů po skončení akce. Tím není dotčeno právo pořadatele na úhradu způsobené škody a případně i na ukončení účasti vystavovatele na akci.
    13. Hlavní pořadatel si vyhrazuje právo ukončit účast objednatele na akci a znemožnit jeho zástupcům další pobyt v místě konání akce v případě závažného anebo opakovaného porušení těchto podmínek, chování v rozporu s právním řádem anebo ve zjevném rozporu s dobrými mravy.
  8. Ochrana osobních údajů a pořizování záznamů
    1. Veškerá dokumentace vztahu mezi vystavovatelem a pořadatelem, stejně jako všechny podklady potřebné pro jeho výkon jsou pořizovány a zpracovávány v souladu se Zásadami zpracování osobních údajů pořadatele.
    2. Pořadatel informuje, že v průběhu akce jsou pořizovány audio i video záznamy přednáškové části akce a dále jsou pořizovány fotografie z celé akce včetně vystavovatelské části v souladu s ustanoveními § 88 a § 89 zák. č. 89/2012 Sb.
    3. Účelem pořizování záznamů je výkon práv a oprávněných zájmů pořadatele ve formě dokumentace průběhu akce, předkládání informací o akci partnerům akce a propagace akce a informování o akci prostřednictvím zpravodajství.
    4. Vystavovatel svou účastí na akci bere na vědomí, že jeho účast může být obsažena na fotodokumentaci a souhlasí s tím.
    5. Vystavovatel je oprávněn pořizovat z akce a všech jejích jemu přístupných součástí audio i video dokumentaci pro vlastní potřebu v rozsahu, ve kterém mu to umožňuje platný právní řád. Přitom je povinen šetřit práva třetích osob a nijak nenarušovat průběh akce.
  9. Ostatní ujednání
    1. Zvláštní ujednání uvedená ve smlouvách mají přednost před pravidly uvedenými v těchto všeobecných podmínkách.
    2. Kontaktní místo pořadatele bude uvedeno v pokynech pro instalaci expozic.
    3. Objednatel souhlasí s uvedením svého jména nebo obchodní firmy a kontaktních informací ve sborníku konference, interních materiálech pořadatele, propagačních materiálech týkajících se pořádání konference a dalších ročníků, poskytnutí jména nebo obchodní firmy a případných kontaktů dalším objednatelům – vystavovatelům, sponzorům, spolupořadatelům a osobám, které mají vztah ke konferenci či k budoucím konferencím, a to dle uvážení pořadatele za předpokladu využití těchto informací způsobem důstojným a odpovídajícím běžnému obchodnímu styku.
    4. Pořadatel neposkytuje seznamy účastníků konference s ohledem na znění zákona o ochraně osobních údajů.
    5. Pořadatel si vyhrazuje právo jednostranně změnit místo konání akce v případě, že původní místo konání akce nesplňuje technické nebo bezpečnostní požadavky pro její konání. V takovém případě je objednatel oprávněn bez náhrady odstoupit od smlouvy.
    6. Pořadatel si vyhrazuje právo akci zrušit a uspořádat v novém termínu v případě malého počtu objednávek či opodstatněných obav ze snížené návštěvnosti akce. V takovém případě je objednatel oprávněn bez náhrady odstoupit od smlouvy, pokud tak neučiní, bude poskytované plnění přesunuto na nový termín akce.
    7. V případě, že bezpečnostní, hygienické či jiné podmínky nebo omezení, nebo zásah orgánů veřejné moci nedovolí uspořádání akce v plánovaném termínu, zveřejní pořadatel co možná nejdříve termín náhradní. Jakékoliv lhůty či termíny uvedené v těchto podmínkách se automaticky vztahují k novému termínu, přičemž lhůty dané datem se automaticky prodlužují o počet dnů mezi původním a náhradním termínem akce.

Tyto obchodní podmínky byly naposledy změněny a nabývají účinnosti dne 1. 7. 2024.